Naarmate de datum dichterbij komt vult het programma zich verder. Wat kunnen we nieuw toevoegen ten opzichte van 2010? Een ongewoon leaderfilmpje, Twitterfeed, sms-voting voor de zaal en prachtige korte filmpjes voor het introduceren van de vier deelnemers aan het slotdebat. Het vraagt allemaal extra voorwerk; inbreken in agenda's van drukbezette topmannen, filmen op locatie, montage. De druk loopt op in de laatste weken voor de grote dag. Speeches, presentaties, inhoud van deelsessies. Maar ook het kleine boekje dat iedereen krijgt bij vertrek, de presentatie van een rapport, het kado voor de sprekers. De introductie van een eigen evenementen-app gaat ook nog precies lukken, al houdt Apple ons in spanning bij de goedkeuring voor de App Store. Pas twee dagen tevoren komen alle presentaties binnen, die ik in het format van de dag giet en tot een samenhangend geheel maak.
Op de vooravond is de technische doorloop in het auditorium van de RAI. Het stemmen per sms werkt, de twitterfeed wordt achter de schermen beheerd en gedoseerd doorgegeven aan de dagvoorzitter. Met de cameraman en Peter stemmen we de opzet van de filmpjes af: zaal donker, film starten, bij het bevriezen van het beeld applaus en dan meteen de opkomst van de betreffende spreker. En dat vier keer achter elkaar. De wetten van het theater gelden onverminderd bij het opzetten van een congres voor accountants. Afwisseling, timing, een krachtig slotakkoord. Op die laatste avond verwerk ik thuis de last minute aanpassingen in de presentaties. Pas na middernacht gaat de laptop uit.
Op woensdag is het zover, negen maanden na het eerste overleg. Beste pak aan, vroeg in de auto, kort na zeven uur op kantoor. Persmappen klaarmaken, spullen verzamelen, persbericht klaarzetten voor verzending en op naar de RAI. 1300 grijze pakken komen samen in het congrescentrum. Achter de schermen worden de laatste voorbereidingen getroffen. Naast het podium zit de techniek, in het halfdonker, temidden van eindeloze hoeveelheden knoppen en schermen. Alles wordt op scherp gezet en de dag trapt af. De inhoud van de diverse onderdelen van het programma gaat grotendeels aan me voorbij, want ik hol heen en weer tussen de regie en de sprekerskamer, de persbalie en de zaal.
Het loopt niet allemaal op rolletjes: files op de A4 maken dat veel bezoekers te laat zijn en de start moet wachten. We lopen uit. De personal trainer had vijf minuten optreden gekregen, maar neemt ruim een kwartier. Gelukkig is de minister ook een half uur te laat en past alles weer in elkaar.
Na de lunch, de deelsessies en een perspresentatie van een rapport is het tijd voor het slotdebat. Gespannen zit ik in de zaal, om de introfilmpjes op de beste manier te kunnen meemaken. Drie gaan er zoals gepland: licht uit, film, applaus aan het eind, spreker op. Maar bij de laatste film blijft het stil. Het beeld is donker, de speakers zwijgen. Peter praat het vol, de laatste spreker moet zonder intro het podium op. Ik hol de zaal uit en storm achterlangs naar de techniek, ondertussen verwensingen slakend die niet passen bij een belijdend Christen. De technicus zit onthutst achter een vastgelopen computer, hij kan er niks aan doen. Ik loop naar buiten, drink een kop koffie bij de barista in de hal, vloek en zucht het van me af. Uiteindelijk komt het filmpje toch nog langs op het scherm, noodgedwongen aan het eind van het debat. De rest gaat allemaal weer als gepland, de muzikale slotact is mooi, het eerste biertje na afloop smaakt heerlijk. Niemand stoort zich aan zoiets, zeggen mijn collega's keer op keer. Maar ik wel. Het is een vlek op een verder geslaagde, lange dag. Ik ben nog steeds knorrig, maar geef graag toe aan de vermoeidheid. Op naar huis. De bevalling zit er weer op, de baby is bijna helemaal gelukt. Bijna. Volgend jaar graag een Mac voor het opstarten van de filmpjes. Die lopen nooit vast.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten